**【完全版】サロンの顧客管理を効率化！エクセルでのカルテ作成からおすすめ電子カルテアプリ導入までの全手順

サロンを運営する上で、お客様一人ひとりの情報を記録する顧客カルテの管理は、リピート率や売上を左右する非常に重要な業務です。

しかし、「紙のカルテがかさばって、お客様をお待たせしてしまう」「エクセルでの管理に限界を感じている」「便利なアプリがあるらしいけど、どれを選べばいいかわからない」といった悩みを抱えているサロンオーナー様も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんなサロンオーナー様のために、顧客管理の悩みを根本から解決し、日々の業務を劇的に効率化するための具体的な方法を、パソコンが苦手な方にも分かりやすく解説します。

エクセルでの無料カルテ作成方法から、最新の電子カルテアプリの選び方、導入、そして売上アップに繋げる活用術まで、この記事を読めばすべてが分かります。

サロンの顧客管理は電子カルテアプリの導入が最終的なゴールです

サロンの顧客管理方法には、昔ながらの「紙」、手軽に始められる「エクセル」、そして高機能な「電子カルテアプリ」など様々な選択肢があります。

それぞれに利点がありますが、長期的な視点でサロンの成長と業務効率を考えるなら、多機能で発展性のある電子カルテアプリの導入が最もおすすめの結論となります。

なぜアプリがそこまで優れているのか、その理由から見ていきましょう。

サロン業務の時間短縮を実現する電子カルテアプリの魅力

電子カルテアプリを導入する最大のメリットは、圧倒的な時間短縮効果です。

紙のカルテを探し出す時間、手書きで記録する時間、過去の履歴をパラパラとめくる時間、これらすべてが数回のクリックやタップで完了します。

例えば、お客様が来店された際に、お名前で検索すれば瞬時に過去の施術履歴や会話メモ、アレルギー情報などを一覧で確認できます。

これにより、お客様をお待たせすることなくスムーズにカウンセリングに入れるため、顧客満足度の向上にも直結するのです。

バックヤード業務が削減できた時間で、技術の練習や新しいサービスの考案など、より生産的な活動に時間を使えるようになります。

顧客情報の安全な保管と共有を実現するサロン向け管理アプリ

紙のカルテは、紛失や破損、火災や水濡れといった物理的なリスクが常につきまといます。

また、個人情報が書かれたカルテの保管場所にも気を使わなければならず、鍵付きのキャビネットを用意するなど、セキュリティ対策も大変です。

その点、電子カルテアプリであれば、データはインターネット上の安全な保管場所（クラウド）に保存されるため、店舗のパソコンが壊れたり、万が一の災害に見舞われても顧客情報が失われることはありません。

さらに、スタッフが複数人いるサロンでは、お客様の情報をリアルタイムで共有できる点が大きな強みです。

担当者がお休みの日でも、他のスタッフが正確な情報を基に「〇〇様、前回の△△の仕上がりはいかがでしたか？」といった質の高い対応ができるため、サロン全体のサービスレベルを均一に保つことができます。

エクセル管理では難しいマーケティングへ活用できる電子カルテの機能

電子カルテアプリの多くは、単なる顧客情報の記録に留まりません。

蓄積されたデータを活用して、お客様の来店周期や利用メニューの傾向、利用金額などを自動で分析する機能が備わっています。

これはCRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）と呼ばれる考え方で、お客様との関係をより良くするための強力な武器になります。

こうした施策は、エクセルで手作業で行うには非常に手間がかかる作業であり、アプリならではの大きなメリットと言えるでしょう。

勘や経験に頼るのではなく、データに基づいた戦略的なアプローチが可能になります。

サロンの顧客管理を劇的に変えるおすすめ電子カルテアプリの具体例

それでは、具体的にどのような電子カルテアプリがサロン運営に役立つのでしょうか。

ここでは、多くのサロンで導入実績があり、初心者でも使いやすいと評判のサービスを3つご紹介します。

それぞれの特徴を比較し、ご自身のサロンの規模や目指す方向性に合ったアプリを見つける参考にしてください。

予約管理から顧客カルテまで一元管理できるSTORES 予約

STORES 予約は、予約システムの機能が非常に充実しているサービスです。

ネット予約ページの作成から、顧客情報の管理、事前決済機能、回数券の管理まで、サロン運営に必要な機能が一つにまとまっています。

お客様が予約した時点で自動的に顧客情報が登録され、カルテが作成されるため、入力の手間が大幅に省けます。

特に、小規模から中規模のサロンで、まずは予約管理と顧客管理をまとめて効率化したいと考えているオーナー様には最適な選択肢の一つです。

無料プランから始められる手軽さも大きな魅力と言えるでしょう。

美容室やサロンに特化した多機能電子カルテアプリBionly

Bionly（ビオンリー）は、美容室やエステサロン、ネイルサロンといった美容業界に特化して開発された電子カルテアプリです。

iPadを使って、まるで紙のカルテのように手書き感覚でメモやイラストを書き込める点が大きな特徴です。

施術前後の写真を撮影してそのままカルテに貼り付けることもできるため、お客様への提案やスタイルの変化を記録する際に、視覚的に分かりやすく伝えられます。

会計処理を行うPOSレジ機能も搭載されており、カルテ管理からお会計までの一連の店舗オペレーション全体をスムーズにしたいサロンにおすすめです。

LINEと連携してリピート促進を強化するサロンアプリのリピッテ

リピッテは、今やほとんどの人が日常的に利用しているLINEと連携できる点が最大の特徴です。

お客様は使い慣れたLINEアプリから24時間いつでも簡単に予約ができ、サロン側はLINEを通じて予約確認メッセージや来店後のサンキューメッセージ、キャンペーン情報などを自動で配信できます。

お客様とのコミュニケーションがメールや電話よりも気軽で密になることで、親近感が湧き、再来店に繋がりやすくなります。

顧客カルテ機能もしっかり備わっており、お客様との繋がりを大切にし、リピート率をとにかく上げたいと考えるサロンに非常にマッチするアプリです。

サロンへの電子カルテアプリ導入を成功させるための具体的な実行手順

便利な電子カルテアプリも、ただ契約して導入するだけでは宝の持ち腐れになってしまいます。

導入を成功させ、日々の業務にスムーズに溶け込ませるためには、計画的な手順を踏むことが非常に重要です。

ここでは、失敗しないための導入ステップを4段階に分けて具体的に解説します。

自サロンの課題を洗い出し必要な電子カルテ機能を明確にする

まずは、現状の顧客管理で「何に困っているのか」「何に一番時間を使っているのか」を具体的に書き出してみましょう。

例えば、以下のようなリストを作成してみるのがおすすめです。

• 紙のカルテを探したり、片付けたりするのに時間がかかる。
• 予約の電話対応で、施術や接客が中断されてしまう。
• お客様へのアフターフォローや再来店促進の連絡ができていない。
• スタッフ間でのお客様情報の共有が不十分で、対応に差が出てしまう。
• 売上集計や日報作成に時間がかかっている。

これらの課題を解決するために、アプリにどんな機能が必要かを明確にすることが、最適なサービスを選ぶための最も重要な第一歩となります。

候補となる顧客管理アプリの無料体験や資料請求を試す

必要な機能が明確になったら、前の章で紹介したようなサービスを含め、いくつかの候補となるアプリをピックアップします。

多くの電子カルテアプリでは、無料でお試し利用ができる期間や、機能が詳しくわかる資料を提供しています。

カタログスペックを見るだけでなく、必ず実際に操作画面を触ってみて、直感的に使えるか、入力はしやすいか、見たい情報にすぐアクセスできるかなどを確認しましょう。

この段階で、現場で実際に使うスタッフにも意見を聞くことで、導入後の「使いにくい」といった不満を防ぐことができます。

既存の紙やエクセルのカルテから電子カルテへデータを移行する

導入するアプリが決まったら、次に行うのが最も地道な作業、データ移行です。

これまで紙やエクセルで管理してきた膨大な顧客情報を、新しいシステムに一つずつ入力していきます。

サービスによっては、エクセルデータを一括で取り込めるインポート機能があったり、有料でデータ移行を代行してくれたりする場合があります。

手間やコストを考慮しながら、最適な移行方法を選びましょう。

この作業は時間がかかるため、営業に支障が出ないよう、閑散期や定休日を利用して計画的に進めることが大切です。

スタッフ全員で電子カルテアプリの操作方法を習得し運用ルールを決める

新しいシステムを導入した直後は、誰しも操作に戸惑うものです。

スタッフ全員が同じレベルで使いこなせるように、アプリ提供元のサポートを活用したり、社内で勉強会を開いたりして、操作方法をしっかりと習得しましょう。

また、ただ使えるようになるだけでなく、情報の質を保つための「運用ルール」を明確に決めておくことが、後々のマーケティング活用に繋がる重要なポイントになります。

「お客様との会話で印象に残ったことは必ずメモする」「施術写真は毎回ビフォーアフターを撮影して登録する」といった具体的なルールを全員で共有しましょう。

まずは無料で始めたいサロンのためのエクセルでの顧客カルテ管理術

電子カルテアプリの導入には月額費用がかかる場合もあり、開業したばかりのサロンや、できるだけコストを抑えたい小規模なサロンにとっては、すぐに導入するのはハードルが高いかもしれません。

そのような場合には、まずは無料で利用できるエクセルを使って顧客管理を始めるのも有効な手段です。

ここでは、エクセルで顧客カルテを作成し、管理するための基本的な方法をご紹介します。

エクセルで顧客カルテを作成する際に最低限必要な項目の設定

エクセルでカルテを作成する際は、まずどのような情報を記録するか、項目（表の列）を決める必要があります。

これがないとただのメモになってしまうため、以下の項目リストを参考に、ご自身のサロンに合わせてカスタマイズしてみてください。

シートの1行を顧客1人分のデータとして、列にこれらの項目名を設定していきましょう。

最初は欲張りすぎず、最低限の項目から始めるのが継続のコツです。

関数や入力規則を活用してエクセルでのカルテ入力を効率化する

エクセルには、データ入力を楽にするための便利な機能がたくさんあります。

例えば、「入力規則」機能を使えば、特定のセルにドロップダウンリストを作成できます。

「担当者」や「施術メニュー」の欄にこの機能を設定しておけば、毎回手で入力する手間が省け、入力ミスを防ぐことができます。

また、簡単な関数を使えば、誕生日から年齢を自動計算したり、最終来店日から次回の推奨来店日を自動で表示させたりすることも可能です。

こうした機能を少しでも活用することで、エクセルでの管理を少しでも効率的にすることができます。

エクセルでの顧客管理におけるバックアップと情報漏洩のリスク管理

エクセルで顧客管理を行う上で最も注意すべきなのが、データの消失と情報漏洩のリスクです。

パソコンが突然故障して、大切な顧客データがすべて消えてしまうという事態は絶対に避けなければなりません。

対策として、GoogleドライブやDropboxといったクラウドストレージサービスを利用して、定期的にファイルのバックアップを取ることを強く推奨します。

また、顧客情報という極めて重要な個人情報を扱うため、パソコンには必ずパスワードを設定し、ウイルス対策ソフトを導入するなど、セキュリティ対策を徹底することがサロンの信用を守る上で不可欠です。

エクセルでのサロン顧客管理が抱える限界と電子カルテへの移行

エクセルは手軽に始められる一方で、顧客数やスタッフ数が増えてくると、様々な限界が見えてきます。

エクセル管理が抱える具体的なデメリットを理解することは、将来的に電子カルテアプリへスムーズに移行するための重要な判断材料になります。

顧客情報の検索性や複数人での同時編集が難しいエクセル管理

顧客数が100人、200人と増えてくると、エクセルの膨大な行の中から特定のお客様の情報を探し出すのに時間がかかるようになります。

フィルター機能を使っても、動作が重くなったり、操作が煩雑になったりしがちです。

また、エクセルのファイルは基本的に、一人が開いていると他の人は閲覧しかできず、同時に編集することができません。

スタッフが複数人いるサロンでは、「他の人がファイルを開いているから入力できない」といった状況が頻繁に発生し、業務の大きなボトルネックになりがちです。

スマートフォンからのアクセスや予約システムとの連携ができないエクセル

エクセルファイルはパソコンで開いて作業することを前提としているため、接客中にスマートフォンでさっと顧客情報を確認するといった使い方は困難です。

外出先から予約状況を確認したい場合も、一度店舗に戻るか、誰かに確認を依頼する必要があります。

また、ホットペッパービューティーなどのネット予約システムを別途導入している場合、予約が入るたびに手動でエクセルに顧客情報を転記する必要があり、二度手間が発生してしまいます。

電子カルテアプリであれば、これらの課題をすべて解決し、あらゆる情報を一元管理できます。

データ分析やマーケティング活用には向かないエクセルカルテ

エクセルでもピボットテーブルなどの高度な機能を使えばデータ分析は不可能ではありませんが、専門的な知識が必要であり、誰でも簡単にできるわけではありません。

「先月、カラーとトリートメントをセットで行った20代のお客様」を抽出し、その人たちだけにメッセージを送る、といった複雑な条件での絞り込みや分析は非常に手間がかかります。

その結果を基にすぐにアプローチできるのは、やはり分析機能が標準装備されている専用の電子カルテアプリならではの強みです。

顧客カルテの情報を活用してサロンの売上を伸ばすための秘訣

顧客管理のツールを導入することは、あくまでスタート地点です。

本当に重要なのは、そこに蓄積された情報をいかに活用して、お客様一人ひとりとの関係を深め、サロンの売上向上に繋げていくかです。

ここでは、カルテ情報を「宝の山」に変えるための具体的な活用アイデアをご紹介します。

施術履歴や会話メモを元にした顧客への個別アプローチの実践

カルテに記録された前回の会話内容、例えば「来月、沖縄に旅行に行かれる予定」「最近、髪の乾燥が気になっている」といった些細な情報を、次回来店時の会話のきっかけにしましょう。

「旅行はいかがでしたか？」「その後、髪の乾燥は気になりますか？でしたらこんなトリートメントもありますよ」と声をかけることで、お客様は「自分のことを覚えてくれている」と感じ、サロンへの信頼感と親近感が格段に高まります。

これこそが、大手チェーンには真似できない、パーソナルなサロンならではの価値提供です。

顧客の来店周期を分析して最適なタイミングで再来店を促す

電子カルテアプリの分析機能を使えば、「平均して2ヶ月周期で来店されるお客様」といったデータが簡単に把握できます。

その周期が近づいてきたタイミングや、少し過ぎてしまったタイミングで、「そろそろメンテナンスの時期ですが、ご都合いかがですか？」といったメッセージを自動で送る設定をしておきましょう。

これは勘や記憶に頼らず、データに基づいて最適なアプローチができる電子カルテならではの強みです。

誕生日特典や優良顧客への特別オファーで顧客満足度を高める

お客様の誕生月に、特別な割引クーポンやささやかなプレゼントをご用意する「バースデー特典」は、お客様に喜ばれる施策の定番です。

電子カルテアプリを使えば、誕生月のお客様を自動で抽出し、特典付きのお祝いメッセージを送ることができます。

さらに、来店回数や利用金額が多い優良顧客（ロイヤルカスタマー）を特定し、「いつも本当にありがとうございます」という感謝の気持ちと共に、一般のお客様にはない特別なサービスや新メニューの先行案内を提供することで、お客様は「特別扱いされている」と感じ、より強い信頼関係を築くことができます。

サロンの顧客管理における紙カルテから電子カルテへの移行のポイント

現在、棚いっぱいの紙カルテで顧客管理をしているサロンが電子カルテに移行する際には、いくつか押さえておきたい重要なポイントがあります。

スムーズな移行を実現し、デジタル化の恩恵を最大限に受けるための準備について解説します。

電子カルテ導入によるペーパーレス化がもたらすサロンへの恩恵

紙のカルテを電子化する最大のメリットは、物理的な保管スペースが一切不要になることです。

これまでカルテ棚で埋まっていたバックヤードのスペースを有効活用でき、スタッフルームを広くしたり、在庫置き場を整理したりできます。

お客様の目に触れる場所であれば、サロン空間をより広く、すっきりと見せることができます。

また、紙代や印刷にかかるインク代、ファイルを買い足す費用といった、地味にかかっていたコストの削減にも繋がります。

何よりも、必要な情報を一瞬で検索できる利便性は、一度体験すると紙の管理には戻れないほどの快適さをもたらしてくれるでしょう。

過去の紙カルテの情報をどこまで電子データとして入力するかの判断

長年経営しているサロンほど、膨大な量の紙カルテが存在します。

これらすべてを電子データとして入力するのは、非常に大きな時間と労力がかかります。

そのため、どこまでの情報を移行するのか、事前にルールを決めておくことが重要です。

• 案1：「過去2年以内に来店のあるお客様」の情報のみを移行する。
• 案2：まずは現在も定期的に来店されているアクティブなお客様から優先的に入力する。
• 案3：長期間ご来店の無い休眠顧客は、もし再来店された際にその場で追加入力する。

このように優先順位をつけることで、効率的にデータ移行を進めることができます。

手書きの良さを残したいサロンにおすすめのタブレット対応電子カルテ

「デジタルの便利さは分かるけど、手書きならではの温かみや、イラストなどを自由に書き込める良さも捨てがたい…」

そのように考えるオーナー様もいらっしゃるでしょう。

その場合は、iPadなどのタブレット端末に対応し、手書き入力ができる電子カルテアプリがおすすめです。

例えば前述の「Bionly」のようなアプリなら、髪の長さやデザインのニュアンスをイラストで描いたり、手書きの文字でメモを残したりできます。

デジタルの利便性と、手書きの柔軟性を両立させたいサロンには最適な選択です。

これからのサロン経営に必須となる顧客管理とカルテの電子化

変化の速い時代において、サロンがお客様に選ばれ続けるためには、質の高い技術や心地よい接客はもちろんのこと、効率的で戦略的な店舗運営が不可欠です。

その中核を担うのが顧客管理であり、カルテの電子化はその成功に向けた大きな第一歩と言えます。

顧客管理の効率化がスタッフの負担を軽減しサービスの質を向上させる

カルテを探したり、情報を転記したり、日報を作成したりといった雑務から解放されることで、スタッフは本来集中すべきお客様への施術やコミュニケーションにより多くの時間とエネルギーを注ぐことができます。

スタッフの心に余裕が生まれれば、サロン全体の雰囲気も自然と良くなり、結果としてお客様に提供するサービスの質も向上するという好循環が生まれます。

顧客管理の効率化は、スタッフ満足度の向上にも繋がるのです。

エクセルでの管理からアプリへ顧客データを戦略的に活用する時代へ

これからのサロン経営では、お客様の情報をただ記録・保管するだけの「守りの管理」では不十分です。

電子カルテアプリを使って顧客データを分析し、一人ひとりに合ったサービスや情報を提供していく「攻めの活用」が、他店との大きな差別化に繋がります。

エクセルでの管理はあくまで通過点と捉え、将来的にはデータを戦略的に活用できるアプリへの移行を視野に入れることが、サロンの持続的な成長の鍵を握るでしょう。

小規模サロンや個人サロンこそ導入すべき電子カルテアプリの価値

「うちは小さいお店だから、まだ大げさなシステムは必要ない」と考える方もいるかもしれません。

しかし、オーナー自身が施術から予約管理、経理、集客まで多くの業務を一人で兼任している小規模サロンや個人サロンこそ、電子カルテアプリによる業務効率化の恩恵は絶大です。

アプリは、忙しいあなたの優秀な秘書になってくれるはずです。

サロンの顧客管理でエクセルとアプリを比較検討する際の重要視点

エクセルと電子カルテアプリ、どちらを選ぶべきか最終的に判断するために、いくつかの重要な視点から両者を比較してみましょう。

ご自身のサロンの現状と5年後の将来像を思い描きながら、最適な選択をするための参考にしてください。

初期費用と月額料金で比較するエクセルと電子カルテアプリ

コスト面で見れば、既にパソコンにインストールされている場合が多いエクセルは、初期費用も月額料金もかからないのが最大のメリットです。

一方、電子カルテアプリは、無料プランを提供しているものもありますが、多くの機能を使おうとすると月額数千円から一万円以上の費用がかかります。

ただし、その費用によって得られる時間短縮効果や売上向上の機会を考慮すると、単なる出費ではなく未来への「投資」として捉えることができます。

操作の習得しやすさとサポート体制で比較する顧客管理ツール

エクセルは多くの方が一度は触れたことがあるため、基本的な操作のハードルは低いと言えます。

しかし、関数やマクロなど高度な機能を使おうとすると独学で習得するには時間がかかり、トラブル発生時に相談できる相手もいません。

一方、サロン専用の電子カルテアプリは、直感的に操作できるよう設計されているものが多く、導入時の説明会や電話・メールでのサポート体制が整っているため、パソコンが苦手な方でも安心して始めることができます。

セキュリティとデータ保全の観点からエクセルとアプリを比較する

セキュリティ面では、専門の事業者が管理・運営する電子カルテアプリに軍配が上がります。

通信の暗号化や不正アクセス対策、データの自動バックアップなど、個人でエクセルを管理するよりもはるかに高いレベルで大切な顧客情報を守ってくれます。

万が一、サロンのパソコンがウイルスに感染したり、故障したりしても、クラウド上のデータが失われる心配が少ないのは、経営者にとって大きな安心材料です。

まとめ

今回は、サロンの顧客管理を効率化するための方法として、エクセルでのカルテ作成から、おすすめの電子カルテアプリの導入手順、そして売上アップに繋げる活用術までを詳しく解説しました。

最後に、この記事の重要なポイントを振り返り、明日からの行動に繋げましょう。

サロンの顧客管理は状況に合わせてエクセルから始め電子カルテアプリを目指そう

サロンの顧客管理において、最終的な理想形は多機能な電子カルテアプリを導入し、データを活用して戦略的に売上を伸ばしていくことです。

しかし、開業直後やコストを最優先したい場合は、まず無料で始められるエクセルで顧客管理の基礎を固めるのも賢明な選択です。

そして、エクセルでの管理に限界を感じた時が、次のステージへ進むためのアプリへの移行を検討する絶好のタイミングと言えるでしょう。

顧客カルテの電子化はサロンの業務効率化と売上アップに直結する

紙やエクセルでの管理から電子カルテアプリに移行することで、カルテを探す時間や入力の手間といった日々の雑務が大幅に削減されます。

その結果生まれた貴重な時間は、お客様へのサービス向上や、リピート促進のための施策を考えるといった、より創造的で売上に直結する活動に使うことができます。

顧客管理の効率化は、サロン経営の質そのものを高めるための重要な自己投資です。

まずは電子カルテアプリの無料体験から最初の一歩を踏み出してみる

この記事を読んで、電子カルテアプリに少しでも興味を持たれたなら、まずは気になるアプリの無料体験に申し込んでみることを強くお勧めします。

実際に自分の手で操作してみることで、その驚くほどの便利さや、自分のサロンに本当に合っているかどうかを肌で感じることができるはずです。