お客様に信頼されるサロンのカウンセリングシート作り方！テンプレートと同意書に盛り込むべき質問項目とは

質問項目例	確認する目的・理由
アレルギーの有無（化粧品、金属、食物、薬剤など）	使用する化粧品や道具によるアレルギー反応を未然に防ぐため。
現在治療中のご病気や服用中のお薬の有無	病気や薬の種類によっては、特定の施術が禁忌となる場合があるため。
過去の大きな手術や病気の経験	施術箇所や体調への影響を考慮するため。
妊娠中またはその可能性の有無、授乳中の有無	ホルモンバランスの変化に配慮し、使用できる薬剤や施術を慎重に判断するため。
お肌の状態（敏感肌、アトピーなど）	肌への刺激を最小限に抑える商材や手技を選ぶため。

これらの情報は、使用する商材や施術方法を決定する上で極めて重要であり、後述する同意書の内容とも密接に関連します。

初心者でも簡単！サロンのカウンセリングシートの作り方を３つのステップで徹底解説します

優れた質問項目が分かっても、それを実際に形にする方法が分からなければ意味がありません。

ここでは、パソコン操作があまり得意でない方でも、サロンのブランドイメージに合ったオリジナルのカウンセリングシートをスムーズに作成できる具体的な作り方を、分かりやすい３つのステップでご紹介します。

この手順に沿って一つずつ進めれば、誰でもプロ品質のシートを作成できますのでご安心ください。

ステップ１で実践するサロンのコンセプトに合わせた質問項目の洗い出しと整理の仕方

カウンセリングシート作り方の第一歩は、いきなりツールを触り始めるのではなく、まずあなたのサロンのコンセプトやターゲットとなるお客様像（ペルソナ）を再確認することから始まります。

例えば、心身の癒しを重視するリラクゼーションサロンであれば、ストレスレベルや睡眠の質、生活リズムに関する質問を、結果重視のエイジングケア専門サロンであれば、エイジングに関するより深い悩みを引き出す専門的な質問を加えるべきです。

まずは前章で紹介した必須項目をベースに、「自店の強みをアピールするために追加したい質問」と、逆に「うちのお客様には不要そうな質問」を紙やメモアプリに書き出し、情報を整理する作業を行いましょう。

この丁寧な準備と思考の整理が、後のステップを格段に楽にし、シートの質を決定づけます。

ステップ２で活用したいカウンセリングシート作成ツールとテンプレートの選び方

質問項目が固まったら、次にシートのデザインとレイアウトを作成する工程に入ります。

最も手軽な方法は、多くの方が使い慣れているMicrosoft WordやGoogleドキュメントを使って作成することです。

これらは基本的な文書作成ソフトですが、表機能を活用すれば、質問と回答欄を整理し、綺麗にレイアウトすることが可能です。

もし、デザイン性にもこだわりたい場合は、無料デザインツールの「Canva」が非常に便利でおすすめです。

Canvaにはおしゃれなテンプレートが豊富に用意されており、ドラッグ＆ドロップの簡単なマウス操作でサロンのロゴを入れたり、ブランドカラーに合わせたデザインにカスタマイズしたりできます。

テンプレートを選ぶ際は、デザイン性だけでなく、お客様が記入しやすいように記入欄が十分に広く、文字が読みやすいフォントやサイズが使われているか、という視点も忘れないようにしましょう。

ステップ３で忘れてはいけない同意書の準備とカウンセリングシート全体の最終確認

カウンセリングシート作り方の最終ステップは、同意書との連携と、完成したシート全体の客観的なチェックです。

後述する同意書の必須項目を作成し、カウンセリングシートとセットで運用できるように準備します。

一枚の紙の裏表に印刷するのか、別々の用紙にするのかを決め、お客様が署名しやすいスムーズな流れを考えましょう。

最後に、完成したカウンセリングシートを必ず声に出して読み返し、誤字脱字がないか、質問の意図が初見のお客様にも明確に伝わるか、専門用語を使いすぎていないかなどを、お客様の視点で厳しくチェックします。

可能であれば、友人や家族に一度お客様役として記入してもらい、「この質問の意味が分かりにくい」「ここが書きづらい」といった率直なフィードバックをもらうのも、質を高めるための非常に良い方法です。

サロン運営のリスク管理！トラブルを未然に防ぐための同意書の作り方と重要性

カウンセリングシートと必ずセットで準備したいのが「同意書」です。

同意書は、お客様に施術内容やそれに伴うリスク、注意事項を正しくご理解いただいた上で、ご自身の自由な意思で施術を受けることに同意していただくための、法的な意味合いも持つ重要な書類です。

これは万が一の際にサロンを守るという側面だけでなく、お客様との間にある情報の非対称性をなくし、誠実な関係性を明確にするためにも不可欠なものなのです。

同意書に必ず盛り込むべき施術のリスクと注意事項に関する具体的な項目

同意書の作り方で最も重要なのは、施術に伴うリスクや注意事項を具体的かつ正直に明記することです。

これは「免責」のためだけでなく、お客様に安心して施術を受けていただくための誠意の表れです。

• エステサロンの例：「施術後に一時的な赤み、ひりつき、かゆみ、好転反応としてのだるさが生じる可能性があること」
• ネイルサロンの例：「アレルギー反応（ジェル、アセトン等）や、爪の状態によってはグリーンネイル（爪のカビ）のリスクがあること」
• 美容室の例：「ヘアカラー剤によるアレルギー（かぶれ）の可能性や、パーマや縮毛矯正による髪への負担について」

このように、提供するサービスに応じて考えられるリスクを隠さず正直に記載します。

これにより、万が一トラブルが発生した際に「そんなことは聞いていなかった」という最悪の事態を防ぐことができます。

お客様からいただいた個人情報の取り扱いに関するプライバシーポリシーの明記

カウンセリングシートや同意書で得たお客様の氏名、連絡先、お悩みなどの個人情報は、個人情報保護法に基づき、厳重に管理する義務がサロンにはあります。

そのため、同意書には必ずプライバシーポリシー、つまり個人情報の取り扱いに関する方針を記載しましょう。

具体的には、「ご記入いただいた個人情報は、お客様へのご連絡、サービスの提供、当サロンからの情報提供の目的以外には一切使用いたしません」といった趣旨の一文を必ず入れます。

これは法律を遵守する上で必須であると同時に、お客様に安心して大切な情報を提供してもらうための信頼の証となります。

お客様の署名と日付をいただくことの法的な意味と同意書の適切な保管方法

同意書の最後には、お客様ご本人がすべての内容を読み、理解し、同意した証として、必ず直筆での署名と日付を記入していただく欄を設けてください。

この署名があることで、同意が法的に有効なものとなり、「言った・言わない」の水掛け論を防ぐ強力な証拠となります。

作成・署名いただいた同意書は、カルテと同様にお客様ごとにファイリングし、法律で明確な定めはありませんが、一般的に民法上の債権の消滅時効である５年間は厳重に保管することが推奨されています。

保管する際は、鍵付きのキャビネットに入れたり、電子データで管理する場合はパスワードで保護し、定期的にバックアップを取ったりするなど、紛失・漏洩が起こらないよう万全の対策を講じましょう。

無料で使えるものから本格的なものまで！カウンセリングシートのテンプレート入手方法

「一からカウンセリングシートを作る時間がない…」「デザインに自信がない…」という方もご安心ください。

現在では、オンラインで無料で利用できる便利なテンプレートサイトやツールが数多く存在します。

ここでは、あなたのサロンのニーズやスキルレベルに合わせて使えるテンプレートの入手方法と、それぞれのツールの特徴について具体的にご紹介します。

デザイン性の高いテンプレートが豊富！Canvaを活用したカウンセリングシートの作り方

おしゃれでサロンのブランドイメージに合った、オリジナリティあふれるカウンセリングシートを作りたいなら、オンラインデザインツールの「Canva」の利用が最もおすすめです。

Canvaのサイトで「カウンセリングシート」や「問診票」といったキーワードで検索すると、プロのデザイナーが作成した多種多様なテンプレートが多数見つかります。

これらのテンプレートは、色やフォントの変更、画像の差し替えが直感的な操作で簡単に行えるため、パソコンが苦手な方でも安心です。

無料プランでも十分に高品質なものが作れますが、より多くのテンプレートや素材、便利な機能を使いたい場合は、有料プランのCanva Proに登録するのも良いでしょう。

サロンのロゴを入れるだけで、一気にプロフェッショナルな印象になります。

シンプルで機能的！WordやExcelで使えるカウンセリングシートのテンプレートサイト

「デザインはシンプルで良いので、とにかく手軽に早く作りたい」という場合は、Microsoft WordやExcelのテンプレートが便利です。

インターネット上には、「bizocean（ビズオーシャン）」や「経費削減実行委員会」といったビジネス書式のテンプレートサイトがあり、無料でダウンロードできるカウンセリングシートの雛形が提供されています。

これらのテンプレートは、ダウンロード後にテキストを打ち替えるだけでほぼ完成するため、非常にスピーディーです。

シンプルな表形式のものが多く、質問項目の追加や削除といったカスタマイズがしやすいのが大きな特徴です。

予約システムと連動！STORES予約やリザービアを使ったデジタルカウンセリングシートの作り方

サロンの予約管理に「STORES 予約」や「リザービア」といった予約システムを導入している、または導入を検討している場合、これらのシステムが提供するカウンセリングシート機能（アンケート機能）を活用するのが最も効率的です。

この方法の最大のメリットは、お客様がオンラインで予約する際に、そのまま事前にカウンセリングシートに回答してもらえる点です。

これにより、来店前に顧客情報を把握でき、当日のカウンセリング時間を大幅に短縮できます。

回答データは顧客情報と自動で紐づけて管理されるため、ペーパーレス化が実現し、カルテを探したり管理したりする手間も劇的に削減できるでしょう。

エステやネイルに美容室まで！サロンの業種別で見るカウンセリングシート質問項目の作り方

基本的なカウンセリングシートの作り方を理解した上で、次に行うべきは、あなたのサロンの業種に特化した専門的なカスタマイズです。

エステサロン、ネイルサロン、美容室では、お客様から引き出すべき情報や、確認すべき注意事項がそれぞれ異なります。

ここでは、それぞれの業種に合わせた質問項目の具体例をご紹介し、より専門性の高いカウンセリングを実現する方法を探ります。

フェイシャルやボディなどエステサロンに特化したカウンセリングシートの質問項目例

エステサロンのカウンセリングシートでは、肌質や体質に関する、より専門的で深い質問が求められます。

お客様自身が答えやすいように、選択式の質問をうまく活用するのがポイントです。

1. 肌質に関する質問：「ご自身の肌質をどう感じますか？（乾燥肌、脂性肌、混合肌、敏感肌など）」、「特に気になるお肌の悩み（シミ、しわ、たるみ、ニキビ、毛穴など）に全て丸をつけてください」
2. ボディに関する質問：「むくみや冷え、コリを特に感じる部位はありますか？」、「生理周期は順調ですか？また、現在はどの時期にあたりますか？」
3. ライフスタイルに関する質問：「普段の運動習慣や食生活、睡眠時間について教えてください」

   これらのライフスタイルに関する情報は、施術の効果を最大化し、的確なホームケアアドバイスをする上で不可欠です。

お客様の爪の状態やデザインの好みを把握するネイルサロン向けの質問項目

ネイルサロンでは、お客様の爪の健康状態を正確に把握することが、安全で美しい仕上がりを実現するための大前提となります。

また、デザインの好みを細かくヒアリングすることで、お客様の期待を超える提案が可能になります。

• 爪の健康状態について：「爪が割れやすい、二枚爪になりやすいなどのお悩みはありますか？」、「アセトン（ジェルオフ溶剤）でアレルギーや痛みが出た経験はありますか？」、「グリーンネイルになった経験はありますか？」
• デザインの好みについて：「好きな色やデザインのテイスト（シンプル、華やか、個性的、キュートなど）はありますか？」、「好きなファッションブランドや雑誌はありますか？」
• ライフスタイルについて：「お仕事や生活環境で、ネイルの長さやデザインに制限はありますか？（例：PC作業が多い、水仕事をするなど）」

  特にライフスタイルに関する質問は、ネイルの持ちを良くするための重要な情報源となります。

髪質や頭皮の悩みを引き出す美容室専用カウンセリングシートの作り方

美容室のカウンセリングシートでは、現在の髪と頭皮の状態、そして過去の施術履歴を詳しく正確に聞く必要があります。

特に薬剤を使用する施術では、過去の履歴が仕上がりに大きく影響するため、非常に重要です。

• 髪・頭皮の状態：「現在の髪で一番扱いづらいと感じる点はどこですか？（広がり、うねり、パサつき、ボリュームが出ないなど）」、「頭皮にかゆみやフケ、べたつきなどのトラブルはありますか？」
• 過去の施術履歴：「過去１年以内のカラー、パーマ、縮毛矯正、ブリーチ、黒染めの履歴を具体的に教えてください」

  この履歴の確認ミスは、深刻なヘアダメージに直結する可能性があるため、最も重要な質問項目の一つです。

• なりたいイメージとライフスタイル：「本日のヘアスタイルのイメージに近い写真や雑誌の切り抜きはありますか？」、「普段お使いのシャンプーやスタイリング剤、アイロンの使用頻度を教えてください」

  ホームケアの状況を把握することで、サロンでの施術効果を長持ちさせるための的確なアドバイスができます。

ペーパーレスで管理も簡単！サロンカウンセリングシートを電子化するメリット

近年、SDGsへの関心の高まりや業務効率化の観点から、多くのサロンでカウンセリングシートの電子化（ペーパーレス化）が進んでいます。

紙での管理には手軽さというメリットがありますが、電子化することで得られるメリットは、それを遥かに上回るものがあります。

ここでは、カウンセリングシートをデジタルデータとして扱うことで、サロン運営がどのように効率化され、顧客満足度が向上するのかを具体的に解説します。

顧客情報の検索や分析が容易になりマーケティングに活用できる作り方

電子カウンセリングシートの最大のメリットは、蓄積された顧客データの検索性と活用度の高さにあります。

紙のカルテの場合、特定のお客様の情報を探したり、特定の条件に合うお客様をリストアップしたりするのは非常に手間がかかりますが、電子データなら氏名や電話番号で一瞬にして検索できます。

さらに、専用の顧客管理システム（CRM）や、Googleフォームとスプレッドシートの連携などを活用すれば、「ニキビに悩んでいる20代のお客様」や「前回の来店から3ヶ月が経過したお客様」といった特定の条件で顧客を抽出し、ターゲットを絞ったキャンペーンの案内を送るなど、戦略的で効果的なマーケティング活動にデータをフル活用できます。

保管スペースの削減と紛失リスクの低減につながる同意書やシートの管理

お客様が増えるにつれて、紙のカルテや同意書の保管スペースはどんどん大きくなり、サロンの貴重なバックヤードを圧迫していきます。

また、紙媒体は火災や水濡れによる消失のリスクや、紛失・盗難による重大な個人情報漏洩のリスクが常に伴います。

カウンセリングシートを電子化すれば、物理的な保管スペースは一切不要になり、セキュリティ対策が施されたクラウド上にデータを保管することで、これらのリスクを大幅に低減できます。

例えば、顧客管理機能を備えた「Square予約」や、無料で始められる「tol（トル）」などを利用すれば、セキュリティが確保された安全な環境で大切な顧客情報を一元管理できます。

お客様の利便性向上！予約時に事前入力してもらうスマートな運用方法

カウンセリングシートの電子化は、実はお客様にとっても大きなメリットがあります。

先述の通り、予約システムと連携させれば、お客様はご自身のスマートフォンやパソコンから好きな時間に、予約手続きと同時にカウンセリングシートの入力ができます。

これにより、来店してから慌ただしく記入する必要がなくなり、お客様の貴重な時間を奪うことなく、リラックスして来店していただけます。

サロン側も、来店前にじっくりとお客様の情報に目を通す時間ができるため、より質の高いカウンセリングと万全な施術準備が可能になり、結果として顧客満足度の向上に直結するのです。

お客様との信頼を深めるカウンセリングシートのスマートな伝え方と聞き方

どんなに素晴らしいカウンセリングシートや同意書を作成しても、その伝え方や活用方法が不適切では、その効果は半減してしまいます。

シートは単なる事務的な書類ではなく、お客様との心を通わせ、円滑なコミュニケーションを築くための「ツール」です。

ここでは、カウンセリングシートをお客様に提示する際の、信頼を損なわないスマートな伝え方と、本当のニーズを引き出す聞き方のコツを紹介します。

なぜカウンセリングシートへの記入が必要なのかその理由を丁寧に説明する

お客様にカウンセリングシートへの記入をお願いする際は、ただ無言で「こちらにご記入ください」と渡すのではなく、その目的を丁寧に伝えることが信頼関係の第一歩です。

「お客様の状態を正しく把握させていただき、本日最高のサービスをご提供するために、いくつかご質問をさせていただけますでしょうか」のように、ポジティブな言葉でお願いしましょう。

特に、アレルギーや病歴といったデリケートな質問については、「お客様に安全な施術をご提供するために、念のためご確認させていただいております」と一言添えるだけで、お客様は不快に感じることなく、安心して記入してくれます。

このほんの少しの心配りが、サロンへの信頼感を大きく左右します。

カウンセリングシートの内容を元にお客様の言葉で会話を広げるテクニック

カウンセリングシートは、記入してもらって終わりではありません。

むしろ、そこからが本当のカウンセリングの始まりです。

シートに書かれた内容を確認しながら、「シートに『髪の広がり』がお悩みとありますが、特にどのような時（雨の日、朝起きた時など）にお困りですか？」といった形で、お客様自身の言葉でさらに詳しく話してもらえるように会話を広げていきましょう。

シートに書かれたキーワードを復唱しながら質問することで、お客様は「私のことをしっかり理解しようとしてくれている」と感じ、心を開きやすくなります。

この対話を通じて、シートの文字情報だけでは分からない細かなニュアンスや、お客様自身も気づいていないような本当の要望を掴むことができるのです。

施術後のアフターフォローにカウンセリングシートの情報を活用する方法

カウンセリングシートに記載された情報は、施術当日だけでなく、その後のアフターフォローや次回来店時にこそ真価を発揮します。

例えば、施術中に話した内容やお客様のライフスタイル（例：最近旅行に行った、仕事が忙しいなど）をシートの余白にメモしておき、次回来店時に「その後の〇〇の調子はいかがですか？」と声をかける。

たったこれだけで、お客様は「自分のことを覚えていてくれた！」と感動し、あなたのサロンの熱烈なファンになり、リピートへと繋がります。

また、誕生日が近いお客様にメッセージカードを送ったり、お悩みに合わせた新メニューが出た際に個別にご案内したりと、継続的な関係構築のための貴重な情報源として最大限に活用しましょう。

カウンセリングシートと同意書の作り方でよくある質問とその回答

ここまでカウンセリングシートと同意書の作り方について詳しく解説してきましたが、実際に作成する上では「こういう場合はどうすればいいの？」といった細かな疑問が出てくるかもしれません。

この章では、多くのサロンオーナー様から特によく寄せられる質問とその回答をQ&A形式でまとめました。

作成時の不安や疑問を解消するための参考にしてください。

カウンセリングシートのテンプレートは手書きとパソコン作成どちらが良いですか

これは非常に多い質問ですが、結論から言うと、サロンのスタイルやターゲット層、そして将来的な運用をどう考えているかによります。

それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、自店に合った方法を選びましょう。

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